Polityka prywatności

Administratorem danych przetwarzanych we własnych celach Fortegii jest Fortegia sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Gotarda 9, 02-683 Warszawa, Polska, KRS 0001131555, NIP 5214089069, REGON 529888480.

W sprawach prywatności i realizacji praw można napisać na kontakt@fortegia.com lub skorzystać z formularza kontaktowego.

2.1. Fortegia jako administrator. Działamy jako administrator w odniesieniu do danych osób kontaktowych sprzedawcy, użytkowników konta Fortegia, zapytań handlowych i wsparcia, rozliczeń, bezpieczeństwa oraz obrony przed roszczeniami.

2.2. Fortegia jako podmiot przetwarzający. Gdy przetwarzamy dane katalogu sklepu lub treść rozmów odwiedzających na udokumentowane polecenie sprzedawcy, sprzedawca pozostaje administratorem, a Fortegia działa jako podmiot przetwarzający w zakresie uzgodnionym dla danej usługi. Jeżeli strony zawarły odrębną umowę powierzenia przetwarzania danych, jej postanowienia również mają zastosowanie.

2.3. Żądania odwiedzających sklep. Osoba korzystająca z czatu w sklepie powinna w pierwszej kolejności skontaktować się ze sprzedawcą prowadzącym ten sklep. Fortegia pomaga sprzedawcy zrealizować prawidłowe żądanie dotyczące danych przetwarzanych w jego obszarze roboczym.

Zakres danych zależy od sposobu korzystania z Fortegii:

• Dane konta i kontaktu: imię i nazwisko, dane firmy, służbowy adres e-mail, numer telefonu, rola i treść korespondencji. Używamy ich do założenia i obsługi konta, komunikacji, wsparcia oraz zawarcia lub wykonania uzgodnionej usługi.
• Dane rozliczeniowe i prawne: dane firmy, dane fakturowe, historia rozliczeń oraz dokumentacja związana z usługą. Używamy ich do rozliczeń, księgowości i wykonywania obowiązków prawnych.
• Dane techniczne i bezpieczeństwa: identyfikatory konta, obszaru roboczego, sklepu i sesji, adres IP, znaczniki czasu, zdarzenia autoryzacji, logi błędów, webhooków i aktywności. Używamy ich do działania usługi, diagnostyki, ochrony przed nadużyciami i dokumentowania zdarzeń.
• Dane działania elementów witryny: odsłony i interakcje z dymkiem czatu oraz ramkami rekomendacji, impresje i kliknięcia rekomendacji, pseudonimowe identyfikatory sesji lub odwiedzającego, kontekst strony, podstawowe informacje o przeglądarce i urządzeniu oraz znaczniki czasu. Używamy ich do wyświetlania funkcji, pomiaru ich działania, diagnostyki i poprawy trafności. Lokalizacja nie jest wymagana do podstawowego działania. Może być przetwarzana tylko wtedy, gdy włączona funkcja jej używa oraz, jeśli wymagają tego przepisy lub ustawienia urządzenia, po uzyskaniu zgody albo zezwolenia przeglądarki.
• Dane katalogowe: informacje o sklepie, produktach i wariantach opisane dokładniej w sekcji 4. Używamy ich do importu i uzgadniania katalogu, wyszukiwania produktów, odpowiedzi czatu i ramek rekomendacji.
• Dane rozmów w witrynie: wiadomości wpisane w czacie, historia rozmowy potrzebna do zachowania kontekstu oraz związane z sesją dane techniczne. Wiadomość może zawierać dane osobowe, jeżeli odwiedzający poda je dobrowolnie. Te dane pochodzą z czatu, a nie z rekordów klientów Shopify.

Prosimy, aby nie wpisywać w czacie danych szczególnych kategorii, danych płatniczych ani innych informacji, które nie są potrzebne do znalezienia produktu.

4.1. Zakres uprawnień. Dostęp aplikacji do katalogu korzysta z uprawnienia read_products i jest tylko do odczytu. Aplikacja nie modyfikuje produktów ani wariantów, nie odczytuje i nie modyfikuje zamówień lub rekordów klientów, nie obsługuje płatności ani realizacji oraz nie zarządza stanami magazynowymi. Aplikacja zapisuje natomiast własne metafieldy app-data powiązane z instalacją. Zawierają one konfigurację potrzebną do działania aplikacji, a nie dane produktów, zamówień, klientów lub stanów magazynowych.

4.2. Dane sklepu i instalacji. Przetwarzamy identyfikator i domenę sklepu, nazwę sklepu, podstawową walutę, stan instalacji, powiązanie z obszarem roboczym, konfigurację elementów witryny, własne metafieldy app-data oraz poświadczenie OAuth niezbędne do działania integracji.

4.3. Dane katalogu. Zależnie od zawartości sklepu mogą to być identyfikatory, tytuły, uchwyty, opisy, typ i kategoria produktu, kolekcje, dostawca, tagi, status, adres URL, zdjęcia oraz dane wariantów, w tym identyfikator, tytuł, SKU, kod kreskowy, cena, cena porównawcza, wybrane opcje, ilość zapasu, dostępność do sprzedaży i informacja, czy zapas wariantu jest śledzony, zwracane w rekordzie produktu. Nie używamy tych pól do zarządzania stanem magazynowym ani nie zapisujemy ich z powrotem do Shopify.

4.4. Aktualizacje. Webhooki utworzenia, zmiany i usunięcia produktu są sygnałem do uzgodnienia katalogu. Przetwarzamy ich techniczne identyfikatory i status obsługi, aby weryfikować autentyczność, zapobiegać powtórnemu przetwarzaniu i diagnozować błędy. Okresowe uzgodnienie pomaga wykryć pominięte zmiany.

4.5. Funkcje witryny. Po połączeniu sklepu sprzedawca może ręcznie włączyć osadzenie Chat bubble i dodać bloki Recommendation frame w zgodnym motywie Shopify Online Store. Dane katalogowe służą wtedy do wyszukiwania, odpowiedzi czatu i doboru rekomendacji.

4.6. Dane klientów Shopify. Aplikacja nie pobiera rekordów klientów ani zamówień z Shopify Admin API. Webhooki customers/data_request i customers/redact są obsługiwane zgodnie z wymaganiami Shopify. Jeśli integracja nie ma danych pochodzących z rekordów klienta Shopify, potwierdzamy obsługę bez tworzenia takich danych. Dane dobrowolnie wpisane w czacie są obsługiwane osobno, zgodnie z sekcją 3.

Gdy Fortegia działa jako administrator, przetwarzanie opiera się, zależnie od sytuacji, na:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy dane są potrzebne do zawarcia lub wykonania uzgodnionej usługi albo umowy, jeżeli została zawarta, lub do działań na żądanie osoby przed ich uzgodnieniem;
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO, gdy przetwarzanie jest wymagane przez prawo, w szczególności przepisy podatkowe, rachunkowe lub obowiązki dotyczące ochrony danych;
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadnionym interesie polegającym na zapewnieniu bezpieczeństwa, zapobieganiu nadużyciom, diagnostyce, dochodzeniu lub obronie roszczeń oraz rozwijaniu usługi z poszanowaniem praw użytkowników;
• art. 6 ust. 1 lit. a RODO, gdy prosimy o dobrowolną zgodę, na przykład na określoną komunikację marketingową lub opcjonalne technologie analityczne.

Gdy działamy jako podmiot przetwarzający, cel i podstawę prawną określa sprzedawca będący administratorem danych.

Dostęp do danych mogą otrzymać osoby upoważnione przez Fortegię oraz dostawcy faktycznie używani do świadczenia danej usługi, na przykład dostawcy hostingu i baz danych, monitoringu i bezpieczeństwa, komunikacji e-mail, wsparcia technicznego oraz usług sztucznej inteligencji używanych do obsługi czatu i rekomendacji. Konkretna lista, role i lokalizacje przetwarzania zależą od wdrożenia. Aktualną informację właściwą dla danego wdrożenia można uzyskać pod adresem kontakt@fortegia.com.

Ta Polityka nie przesądza, że każde wdrożenie powoduje transfer danych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Jeżeli taki transfer występuje, jego podstawa i zabezpieczenia zależą od odbiorcy, kraju oraz obowiązujących przepisów. Zależnie od okoliczności mogą mieć zastosowanie między innymi decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony, standardowe klauzule umowne lub inny mechanizm przewidziany prawem. Informację o mechanizmie właściwym dla konkretnego wdrożenia można uzyskać pod adresem kontaktowym. Nie sprzedajemy danych osobowych.

Dane możemy ujawnić organom publicznym wyłącznie wtedy, gdy wymagają tego obowiązujące przepisy lub prawidłowe żądanie prawne.

Nie stosujemy jednego okresu retencji do wszystkich danych i wdrożeń. Okres zależy od celu, konfiguracji usługi, instrukcji sprzedawcy oraz obowiązków prawnych:

• Dane konta, kontaktu i konfiguracji mogą być przechowywane w czasie aktywnej usługi lub obsługi zapytania, a później w zakresie potrzebnym do wykonania obowiązków prawnych albo ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
• Kopia katalogu Shopify i powiązanie z obszarem roboczym są potrzebne, gdy integracja jest aktywna i obsługuje wyszukiwanie, czat, rekomendacje lub uzgadnianie katalogu.
• Treść i metadane rozmów oraz dane działania elementów witryny mogą być przechowywane przez okres wynikający z konfiguracji i instrukcji sprzedawcy, potrzeb historii rozmowy, diagnostyki, pomiaru działania i bezpieczeństwa.
• Logi techniczne i bezpieczeństwa mogą być przechowywane przez okres uzasadniony diagnostyką, ochroną usługi, rozliczalnością zdarzeń i obsługą incydentów.
• Dokumenty księgowe i prawne są przechowywane, jeżeli i tak długo, jak wymagają tego właściwe przepisy.

Odinstalowanie aplikacji. Po otrzymaniu prawidłowego webhooka app/uninstalled usuwamy materiał poświadczenia Shopify, zatrzymujemy automatyczny import i usuwamy adresy witryny zarządzane przez aplikację.

Usunięcie danych sklepu. Po otrzymaniu i zweryfikowaniu webhooka shop/redact usuwamy materiał poświadczenia, zewnętrzne powiązanie sklepu i dostęp witryny oraz uruchamiamy usunięcie katalogu przypisanego do właściwego obszaru roboczego Klienta. Minimalny zapis techniczny bez sekretów może pozostać do czasu potwierdzenia skutecznego usunięcia katalogu.

Jeżeli dane znajdą się w kopii zapasowej, ich usunięcie z takiej kopii może nastąpić dopiero przy jej rotacji lub nadpisaniu w aktualnym cyklu technicznym. Kopia nie służy do dalszej bieżącej obsługi odłączonej integracji. Dokładne okresy obowiązujące dla konkretnego środowiska lub uzgodnionej usługi należy potwierdzić z Fortegią, ponieważ niniejsza Polityka nie ustanawia stałego harmonogramu kopii zapasowych, logów ani rozmów.

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka, w tym ograniczanie dostępu, separację danych Klientów, ochronę transmisji, rejestrowanie zdarzeń bezpieczeństwa oraz weryfikację podpisów webhooków. Żaden sposób przechowywania lub transmisji nie eliminuje jednak całkowicie ryzyka.

Osobie, której dane dotyczą, może przysługiwać prawo dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu oraz wycofania zgody bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania. Zakres prawa zależy od roli Fortegii, podstawy prawnej i obowiązujących wyjątków. Żądanie można wysłać na kontakt@fortegia.com. Można też złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Chat i rekomendacje mogą automatycznie dopasowywać produkty na podstawie treści zapytania i danych katalogowych. Nie wywołuje to skutków prawnych ani podobnie istotnych skutków wobec odwiedzającego. Ostateczny wybór produktu należy do użytkownika.

Serwis Fortegia i elementy osadzone w sklepie mogą używać plików cookies, pamięci lokalnej lub podobnych technologii niezbędnych do utrzymania sesji, bezpieczeństwa, zapisania ustawień i działania czatu. Opcjonalne technologie analityczne lub marketingowe są używane tylko wtedy, gdy zostały skonfigurowane i, jeżeli prawo tego wymaga, po uzyskaniu zgody.

Sprzedawca odpowiada za właściwe poinformowanie odwiedzających o technologiach używanych w jego witrynie oraz za konfigurację mechanizmu zgody wymaganego przez obowiązujące prawo. Użytkownik może zarządzać cookies w ustawieniach przeglądarki, przy czym wyłączenie technologii niezbędnych może ograniczyć działanie usługi.

Możemy aktualizować Politykę prywatności, gdy zmieniają się przepisy, funkcje usługi, zakres aplikacji Shopify lub sposób przetwarzania danych. Na początku dokumentu podajemy datę obowiązywania i ostatniej aktualizacji. O istotnej zmianie wpływającej na aktywną usługę poinformujemy Klienta odpowiednim kanałem.